Case: VVS-firma sparede 10 timer om ugen på administration

Case: VVS-firma sparede 10 timer om ugen på administration

Mange mindre og mellemstore VVS-firmaer kæmper med den samme udfordring: for meget tid går med papirarbejde og koordinering, og for lidt tid går med at løse opgaver hos kunderne. I denne case gennemgår vi, hvordan et dansk VVS-firma skar 10 timer om ugen af deres administrative arbejde ved at samle ordrer, tidsregistrering, kørsel og kvalitetssikring ét sted.

Casen er typisk for VVS-installatører, men erfaringerne er lige så relevante for andre håndværksfag som elektrikere og tømrere.

Udgangspunktet: For meget rod, for lidt overblik

Virksomheden: 12 mand på vejen og én på kontoret

VVS-firmaet i casen har 12 montører og én administrativ medarbejder på kontoret. De laver både service, mindre renoveringer og entrepriser som underentreprenør. Hverdagen lignede mange andre håndværksvirksomheder:

• Planlægning i Excel og på en tavle på kontoret
• Arbejdssedler på papir, som blev udfyldt i hånden
• Tidsregistrering på papir eller i noter på mobilen
• Fotos af opgaver spredt i medarbejdernes kameraruller
• Fakturagrundlag, der først blev samlet sidst på ugen

Resultatet var, at kontoret brugte rigtig meget tid på at jagte informationer, rette fejl og følge op på manglende registreringer.

De største tidsrøvere i administrationen

Inden virksomheden digitaliserede deres arbejdsgange, lavede de en hurtig opgørelse over, hvor tiden forsvandt hen. De fandt særligt tre områder, der kostede dyrt:

• Manglende og sene timesedler – kontoret brugte op mod 4 timer om ugen på at rykke for timer, taste dem ind og rette fejl.
• Ufuldstændige arbejdssedler – materialer, kørsel og ekstraarbejder blev ofte glemt eller skrevet utydeligt, så kontoret måtte ringe rundt for at få detaljer.
• Dårligt overblik over igangværende sager – det var svært at se, hvad der var klar til fakturering, og hvad der manglede dokumentation.

Samlet set estimerede de, at der gik mindst 10-12 timer om ugen alene på at få styr på det, der burde være registreret korrekt første gang.

Løsningen: Samling af ordrer, tid, kørsel og kvalitet ét sted

Ét system i stedet for fem forskellige løsninger

VVS-firmaet valgte at samle deres arbejdsgange i én platform, så montørerne kun skulle forholde sig til ét sted på mobilen. Målet var:

• At gøre det nemmere for montørerne at registrere korrekt
• At give kontoret et bedre overblik i realtid
• At reducere dobbeltarbejde og manuel indtastning

De vigtigste funktioner, der blev taget i brug, var:

• Ordrehåndtering – alle ordrer oprettes ét sted med kundeinfo, adresse, beskrivelse og evt. tjeklister.
• Tidsregistrering – montørerne registrerer tid direkte på ordren fra mobilen.
• Kørselsregistrering – kørsel logges sammen med opgaven, så den ikke bliver glemt.
• Kvalitetssikring og fotodokumentation – billeder, tjeklister og noter samles på den enkelte sag.

Med en løsning som Arbejdsflow betyder det, at både kontor og montører arbejder i det samme system. Det mindsker fejl og gør det nemmere at fakturere korrekt første gang.

Sådan ændrede hverdagen sig for montørerne

Det var afgørende, at systemet blev en hjælp – ikke endnu en byrde. Derfor blev der fokuseret på få, enkle rutiner for montørerne:

1. Montøren får dagens opgaver på mobilen med adresser og beskrivelser.
2. Ved ankomst starter han tid på den relevante ordre.
3. Materialer noteres løbende eller til sidst på opgaven.
4. Kørsel registreres som en del af ordren.
5. Fotos og kvalitetssikring uploades direkte på sagen.

Det tog typisk en uges tid, før alle var trygge ved de nye arbejdsgange. Men efter kort tid oplevede montørerne, at de skulle bruge mindre tid på at huske tilbage og udfylde sedler efter fyraften.

Resultaterne: 10 timer sparet om ugen – og færre fejl

Hvor kom de 10 timer fra?

Efter tre måneder lavede VVS-firmaet en ny opgørelse. De vurderede, at de nu sparede ca. 10 timer om ugen i administration. Tiden kom primært fra:

• 2-3 timer sparet på tidsregistrering
  Timerne kom automatisk ind i systemet fra montørernes registreringer, så kontoret skulle ikke længere taste fra papir eller sms.
• 3-4 timer sparet på opfølgning og manglende info
  Fordi materialer, kørsel og billeder blev registreret med det samme, var der langt færre sager, hvor kontoret skulle ringe rundt for at få detaljer.
• 2-3 timer sparet på fakturering
  Fakturagrundlaget var allerede samlet pr. sag. Det betød hurtigere fakturering og færre rettelser.

Ud over de målbare timer oplevede de også færre fejl på fakturaer og mindre diskussion med kunder om, hvad der var lavet, og hvor lang tid det tog.

Bedre dokumentation og mindre risiko

En anden gevinst var kvalitetssikring og dokumentation. Særligt på forsikringsskader og entrepriser gav det værdi, at alle billeder og tjeklister lå samlet på sagen. Det gjorde det nemmere at:

• Dokumentere udført arbejde over for kunder og samarbejdspartnere
• Håndtere reklamationer, fordi man hurtigt kunne finde historikken
• Leve op til krav fra bygherrer og hovedentreprenører

Her adskiller casen sig ikke kun for VVS – de samme krav oplever fx murere og smede, der arbejder som underentreprenører.

Sådan kan du selv komme i gang

1. Kortlæg dine nuværende arbejdsgange

Før du skifter system eller indfører nye rutiner, er det en god idé at få overblik over, hvor tiden går hen i dag:

• Hvor mange systemer bruger I til planlægning, tid og kvalitet?
• Hvor ofte mangler der timer, materialer eller kørsel på sager?
• Hvor lang tid bruger I på fakturering pr. uge?

En simpel optælling over 1-2 uger kan give et realistisk billede af jeres potentiale for tidsbesparelse.

2. Start med de vigtigste funktioner

Mange håndværksvirksomheder har gode erfaringer med at starte småt og bygge på. For de fleste VVS-firmaer giver det mening at begynde med:

1. Digital ordrehåndtering
2. Tidsregistrering på mobil
3. Kørselsregistrering

Når de grundlæggende rutiner sidder fast, kan du koble kvalitetssikring, tjeklister og mere avanceret planlægning på.

3. Involver montørerne tidligt

En vigtig læring fra casen var, at montørerne skulle inddrages fra start. De blev bedt om input til, hvordan skærmbilleder, tjeklister og arbejdsgange skulle se ud, så det passede til deres hverdag. Det øgede både kvaliteten af løsningen og accepten af forandringen.

Arbejdsflow som værktøj til mindre administration

Arbejdsflow er udviklet specifikt til håndværksvirksomheder, der vil samle ordrer, tidsregistrering, kørsel og kvalitetssikring ét sted. For et VVS-firma som i denne case betyder det, at både kontor og montører arbejder i det samme system – og at data kun skal registreres én gang.

Hvis du vil undersøge, om der også ligger 5-10 timers administrativ besparelse om ugen gemt i din virksomhed, kan du med fordel tage udgangspunkt i denne case og sammenligne med jeres nuværende arbejdsgange.

Vil du se, hvordan Arbejdsflow kan fungere i din forretning? Book en uforpligtende gennemgang, og få konkrete forslag til, hvor du kan spare tid på administration uden at gå på kompromis med kvaliteten.

Næste skridt

Uanset om du driver et mindre VVS-firma eller en større serviceforretning, er der ofte timer at hente ved at samle planlægning, registrering og dokumentation ét sted. Overvej:

• Hvilke opgaver på kontoret gentager sig hver uge?
• Hvor ofte mangler der information, før I kan fakturere?
• Hvor meget tid bruger du selv på at rydde op i andres registreringer?

Arbejdsflow kan hjælpe dig med at få styr på netop de processer, så du kan bruge mere tid på kunderne og mindre tid på papirarbejde.