Eksempel på ROI efter 6 måneder

Eksempel på ROI efter 6 måneder med Arbejdsflow

Mange håndværksmestre spørger sig selv: Kan et ordresystem virkelig betale sig – og hvor hurtigt? I denne artikel gennemgår vi et konkret, realistisk eksempel på ROI efter 6 måneder for en mindre håndværksvirksomhed, der tager springet fra papir, Excel og sms'er til en samlet løsning som Arbejdsflow.

Eksemplet er relevant for både elektrikere, VVS-installatører, tømrere, malere og andre serviceprægede fag, hvor mange små opgaver og timer skal registreres korrekt.

Udgangspunkt: En typisk mindre håndværksvirksomhed

Vi tager udgangspunkt i en fiktiv, men realistisk virksomhed:

• 5 svende + 1 mester på kontoret/bilen
• Timepris: 550 kr. ekskl. moms
• Primært serviceopgaver og mindre projekter
• Ordrehåndtering via telefon, sms, papir og regneark

Udfordringer før Arbejdsflow

Før implementering af Arbejdsflow oplever virksomheden typiske udfordringer:

• Manglende timer: Svendene glemmer at skrive alle timer på sagen, eller sedler bliver væk.
• Forsinket fakturering: Mester bruger aftener/uger på at samle timer, kørsel og materialer.
• Dobbeltarbejde: Data tastes flere steder – i notesbog, i Excel og i økonomisystemet.
• Dårligt overblik: Svært at se, hvilke sager der er færdige, og hvad der kan faktureres.

Det er præcis de udfordringer, Arbejdsflow er udviklet til at løse – på tværs af fag som murere, smede og andre projekt- og servicevirksomheder.

Investeringen: Hvad koster det at komme i gang?

I eksemplet antager vi følgende investering i Arbejdsflow:

• Licens: 400 kr. pr. bruger pr. måned
• 6 brugere (5 svende + 1 mester) = 2.400 kr./måned
• Implementering/opsætning: 5.000 kr. (engangsomkostning)

Det giver følgende samlede omkostning over 6 måneder:

• Licenser 6 mdr.: 2.400 kr. x 6 = 14.400 kr.
• Implementering: 5.000 kr.
• I alt investering 6 mdr.: 19.400 kr.

Gevinster: Hvor kommer ROI'en fra?

ROI (Return on Investment) handler om at måle, hvad virksomheden får igen i forhold til det, der investeres. Med Arbejdsflow kommer gevinsterne typisk tre steder fra:

1. Mere korrekt fakturering (flere fakturerbare timer og kørsel)
2. Mindre administrativt tidsforbrug
3. Færre fejl og reklamationer via bedre kvalitetssikring

1. Flere fakturerbare timer

Før Arbejdsflow vurderer mester, at der i gennemsnit forsvinder 15-20 minutter pr. svend pr. dag i glemte timer, kørsel eller småopgaver, der ikke bliver skrevet på sagen.

Vi regner konservativt med 15 minutter om dagen:

• 15 min. = 0,25 time pr. dag pr. svend
• 0,25 time x 5 svende = 1,25 time pr. dag
• Timepris 550 kr. → 1,25 x 550 kr. = 687,50 kr. pr. dag
• Antal arbejdsdage pr. måned ≈ 21

Tabt fakturering før Arbejdsflow:

• 687,50 kr. x 21 dage ≈ 14.438 kr. pr. måned

Med Arbejdsflow registrerer svendene timer og kørsel direkte på sagen på mobilen, mens de står på opgaven. Erfaringen er, at størstedelen af de tabte timer nu bliver fanget. Vi antager forsigtigt, at virksomheden kun får halvdelen af det tidligere tab med igen:

• Ekstra fakturering: ca. 7.200 kr. pr. måned
• Over 6 måneder: 7.200 kr. x 6 = 43.200 kr.

2. Mindre administrativt tidsforbrug

Før Arbejdsflow bruger mester og evt. kontorhjælp tid på at:

• Indsamle timesedler
• Rette fejl og mangler
• Oprette ordrer og kopiere data mellem systemer
• Lede efter oplysninger i mail, sms og papir

Vi antager, at mester i gennemsnit bruger 1,5 time om dagen på administrativt arbejde, der kan reduceres markant med Arbejdsflow.

Efter implementering bliver ordrestyring, tidsregistrering, kørsel og kvalitetssikring samlet ét sted. Det betyder, at en stor del af dobbeltarbejdet forsvinder. Vi antager konservativt, at mester sparer 1 time om dagen:

• 1 time pr. dag x 21 dage ≈ 21 timer pr. måned

Værdien af den tid afhænger af, hvad den bruges til. Hvis mester bruger den frigivne tid på:

• Flere kundebesøg og tilbud
• Bedre styring af sager
• Planlægning, der øger udnyttelsen af svendenes tid

…kan den reelt omsættes til mere omsætning. Vurderes den forsigtigt til 400 kr. pr. time i værdi:

• 21 timer x 400 kr. = 8.400 kr. pr. måned
• Over 6 måneder: 8.400 kr. x 6 = 50.400 kr.

3. Færre fejl og reklamationer

Med Arbejdsflow kan du arbejde mere struktureret med kvalitetssikring og dokumentation: tjeklister, billeder, noter direkte på sagen. Det mindsker risikoen for fejl, misforståelser og dyre genbesøg.

I eksemplet antager vi, at:

• Virksomheden før Arbejdsflow har reklamationer/genbesøg for ca. 5.000 kr. pr. måned i ren arbejdstid
• Bedre kvalitetssikring og dokumentation reducerer dette med 30 %

Det giver en besparelse på:

• 5.000 kr. x 30 % = 1.500 kr. pr. måned
• Over 6 måneder: 1.500 kr. x 6 = 9.000 kr.

Samlet beregning af ROI efter 6 måneder

Lad os samle tallene for vores eksempelvirksomhed:

Gevinster over 6 måneder

• Ekstra fakturering pga. bedre tidsregistrering: 43.200 kr.
• Værdi af sparet administration hos mester: 50.400 kr.
• Besparelse på fejl/reklamationer: 9.000 kr.

Samlede gevinster: 43.200 + 50.400 + 9.000 = 102.600 kr.

Investering over 6 måneder

• Licenser (6 mdr.): 14.400 kr.
• Implementering: 5.000 kr.

Samlet investering: 19.400 kr.

ROI-beregning

ROI-formlen er:

ROI = (Gevinst - Investering) / Investering x 100

I vores eksempel:

• Gevinst: 102.600 kr.
• Investering: 19.400 kr.
• Nettoresultat: 102.600 - 19.400 = 83.200 kr.

ROI = (83.200 / 19.400) x 100 ≈ 429 % på 6 måneder

Selv hvis tallene halveres for at være ekstra forsigtige, ender virksomheden stadig med en markant positiv ROI efter 6 måneder.

Hvordan mærkes ROI'en i hverdagen?

Bag tallene ligger en række konkrete forbedringer i hverdagen:

• Svendene registrerer timer, materialer og kørsel direkte på sagen – ingen sedler.
• Mester kan fakturere løbende, fordi sagerne er opdaterede.
• Bedre planlægning af dagens ruter og opgaver.
• Dokumentation (billeder, tjeklister) ligger samlet og kan sendes til kunden ved behov.
• Mindre stress omkring overblik og fakturering sidst på måneden.

For mange servicevirksomheder og projektorienterede fag er det netop denne kombination af økonomisk gevinst og bedre arbejdsflow, der gør investeringen attraktiv.

Sådan kan du selv regne på jeres ROI

Vil du vurdere, hvad et system som Arbejdsflow kan give jer på 6 måneder, kan du tage udgangspunkt i disse spørgsmål:

1. Hvor mange svende har I – og hvad er jeres gennemsnitlige timepris?
2. Hvor mange minutter pr. dag tror du realistisk, der forsvinder i glemte timer/kørsel?
3. Hvor meget tid bruger du (eller kontoret) på administrativt arbejde, som kunne automatiseres?
4. Hvad koster fejl og reklamationer jer i timer hver måned?

Indsæt jeres egne tal i samme model som ovenfor – så får du et kvalificeret bud på jeres ROI efter 6 måneder.

Næste skridt: Se jeres egen business case

Hvis du vil se, hvordan tallene kunne se ud for netop jeres virksomhed, kan du med fordel tage en uforpligtende gennemgang af Arbejdsflow. Her gennemgår vi jeres nuværende måde at arbejde på og sætter konkrete tal på potentialet.

Arbejdsflow er udviklet specifikt til håndværkere – fra energi- og varmepumpeinstallatører til entreprenører – med fokus på at gøre det enkelt at få styr på ordrer, tid, kørsel og kvalitetssikring uden en masse ekstra bøvl.

Overvejer du at digitalisere jeres ordrestyring, kan et konkret ROI-eksempel som dette være et godt udgangspunkt for dialogen internt i virksomheden – og med din revisor eller økonomirådgiver.

Vil du se, hvordan Arbejdsflow kan give jer positiv ROI inden for 6 måneder? Tag kontakt for en gennemgang, hvor vi sammen regner på jeres tal og finder ud af, om det giver mening for jer.